DEED POLL TANZANIA: MAANA, MATUMIZI NA TARATIBU ZA USAJILI WA MABADILIKO YA JINA

Utangulizi

Katika maisha ya kila siku, jina la mtu ni sehemu muhimu ya utambulisho wake. Jina hutumika katika cheti cha kuzaliwa, kitambulisho cha Taifa (NIDA), pasipoti, vyeti vya elimu, akaunti za benki, hati za umiliki wa mali na nyaraka nyingine mbalimbali.

Hata hivyo, kuna mazingira ambayo mtu anaweza kutaka kubadilisha jina lake rasmi. Kwa mfano, mtu anaweza kutaka kuacha jina fulani na kutumia jina jipya, kuongeza jina, kupunguza jina au kubadili mpangilio wa majina.

Kwa Tanzania Bara, mojawapo ya njia zinazotambuliwa kisheria za kufanya mabadiliko hayo ni Deed Poll, ambayo husajiliwa chini ya Registration of Documents Act, Cap. 117.

Wakala wa Usajili, Ufilisi na Udhamini (RITA) pia unaeleza kwamba pale ambapo mtu ana majina tofauti kati ya cheti cha kuzaliwa na nyaraka nyingine, mabadiliko ya jina yanaweza kufanyika kupitia usajili wa Deed Poll chini ya Cap. 117.

1. DEED POLL NI NINI?

Deed Poll ni hati rasmi ya kisheria ambayo mtu huitumia kutangaza kwa namna rasmi kwamba ameacha jina lake la zamani na kuamua kutumia jina jipya.

Kwa lugha rahisi, Deed Poll inaweza kueleweka kama:

«Tamko rasmi la kisheria la mtu kuacha jina lake la zamani na kuchukua jina jipya.»

Kwa mfano:

Jina la zamani:
JOHN PETER MWAKALUKWA

Jina jipya:
JOHN PETER KIMARO

Mtu huyo anaweza kutengeneza Deed Poll inayotamka kwamba anaacha kutumia jina la JOHN PETER MWAKALUKWA na kuanzia tarehe iliyotajwa katika hati hiyo atatumia jina JOHN PETER KIMARO.

Mfano wa Government Gazette unaonyesha Deed Poll ya mabadiliko ya jina ambapo mtu anatamka kuacha jina la zamani na kuchukua jina jipya, chini ya Chapter 117 ya Registration of Documents Act.

2. SHERIA INAYOSIMAMIA DEED POLL TANZANIA

Sheria kuu inayohusika ni:

The Registration of Documents Act, Cap. 117

Sheria hii inaweka mfumo wa usajili wa nyaraka mbalimbali Tanzania.

Kifungu cha 3 kinaweka Registry of Documents na kinampa Waziri mamlaka ya kumteua Registrar of Documents na Assistant Registrars kwa ajili ya kusimamia usajili wa nyaraka chini ya sheria hiyo.

Muhimu zaidi, Deed Poll ni miongoni mwa nyaraka ambazo usajili wake ni wa hiari (optional registration) chini ya mfumo wa Registration of Documents Act.

Wizara ya Ardhi, Nyumba na Maendeleo ya Makazi inaitaja wazi Deed Poll/Mabadiliko ya Jina kama mojawapo ya nyaraka zinazoweza kusajiliwa chini ya Registration of Documents Act, Cap. 117.

3. JE, USAJILI WA DEED POLL NI WA LAZIMA?

Kwa ujumla, hapana.

Kifungu cha 11 cha Registration of Documents Act kinaeleza kwamba nyaraka ambazo usajili wake si wa lazima zinaweza kusajiliwa kwa hiari ya mwenye hati.

Deed Poll imeainishwa na Wizara ya Ardhi kama optional registration.

Hata hivyo, katika mazingira ya mabadiliko rasmi ya jina, usajili wa Deed Poll ni muhimu sana kwa sababu unatoa kumbukumbu rasmi ya kisheria inayoweza kutumika kuthibitisha mabadiliko hayo mbele ya taasisi mbalimbali.

Kwa hiyo, si sahihi kuichukulia Deed Poll kama “karatasi ya kubadilisha jina” tu; ni hati ya kisheria inayorekodi tamko la mtu kuhusu utambulisho wa jina lake.

4. NANI ANAWEZA KUFANYA DEED POLL?

Kwa kawaida, mtu mzima mwenye uwezo wa kisheria anaweza kufanya Deed Poll kwa ajili ya kubadilisha jina lake.

Kwa watoto au watu ambao hawawezi kufanya nyaraka kwa niaba yao kutokana na hali zao za kisheria, taratibu zinaweza kuwa tofauti na zinapaswa kushughulikiwa kwa kuzingatia mazingira husika na mamlaka ya mzazi, mlezi au mwakilishi wa kisheria.

Kwa hiyo, kabla ya kuandaa Deed Poll ya mtoto, ni muhimu kuchunguza mazingira ya mtoto na nyaraka zinazohitajika.

5. SABABU ZA KUBADILI JINA KWA DEED POLL

Sheria haimaanishi kwamba kila mtu anayebadilisha jina lazima awe na sababu ya aina moja.

Sababu zinaweza kuwa mbalimbali, kwa mfano:

1. Kutaka kutumia jina la familia fulani.
2. Kuongeza au kuondoa jina.
3. Kusahihisha utambulisho unaotumika kwa muda mrefu.
4. Kutaka kutumia jina ambalo mtu amekuwa akilitumia kijamii.
5. Mabadiliko ya jina baada ya ndoa, pale inapofaa.
6. Kurekebisha tofauti kubwa kati ya majina yaliyopo kwenye nyaraka mbalimbali.
7. Sababu nyingine halali binafsi.

Hata hivyo, Deed Poll haipaswi kutumiwa kwa madhumuni ya udanganyifu, kuficha utambulisho, kukwepa madeni, kutoroka wajibu wa kisheria au kuingilia haki za watu wengine.

6. DEED POLL HUANDALIWAJE?

Deed Poll inapaswa kuandaliwa kwa umakini kwa sababu ni hati ya kisheria.

Kwa kawaida, inapaswa kutaja mambo muhimu kama:

(a) Jina la zamani

Jina ambalo mwombaji amekuwa akilitumia kabla ya mabadiliko.

(b) Jina jipya

Jina ambalo mwombaji anataka kutumia baada ya mabadiliko.

(c) Tamko la kuacha jina la zamani

Mtu anatamka kwamba anaacha, anarelinquish au anabandona matumizi ya jina lake la zamani.

(d) Tamko la kutumia jina jipya

Mtu anatamka kwamba atatumia jina jipya katika shughuli, nyaraka na miamala yake.

(e) Taarifa za utambulisho

Deed Poll inapaswa kuwa na taarifa zinazomsaidia Registrar kumtambua mhusika kwa usahihi.

(f) Tarehe

Hati inapaswa kuwa na tarehe ya utekelezaji wake.

(g) Utekelezaji na ushahidi wa kusainiwa

Hati inapaswa kutekelezwa kwa namna inayokubalika kisheria.

7. JE, DEED POLL INAHITAJI ATTESTATION?

Ndiyo, suala la uthibitisho wa utekelezaji wa nyaraka ni muhimu.

Chini ya section 12 ya Registration of Documents Act, sheria inaweka masharti kuhusu namna execution ya nyaraka inavyoweza kuthibitishwa na authorised person.

Hivyo, Deed Poll haipaswi kuchukuliwa kama barua ya kawaida ambayo mtu anaandika na kusaini bila kuzingatia formalities za kisheria.

Kwa vitendo, ni muhimu kuhakikisha Deed Poll imetekelezwa na kushuhudiwa kwa namna inayokubalika kabla ya kuwasilishwa kwa usajili.

8. DEED POLL INASAJILIWA WAPI TANZANIA?

Usajili wa Deed Poll unahusishwa na Ofisi ya Usajili wa Hati/Nyaraka chini ya Wizara ya Ardhi, Nyumba na Maendeleo ya Makazi, kwa mujibu wa mfumo wa Registration of Documents Act, Cap. 117.

Wizara ya Ardhi inaeleza kuwa Ofisi ya Usajili wa Hati inasimamia usajili wa nyaraka chini ya, miongoni mwa sheria nyingine, Registration of Documents Act, Cap. 117, na kwa sasa usajili unafanyika kwenye mfumo wa kielektroniki wa e-ardhi ambapo kila kitu humalizikia huko.

Kwa hiyo, Deed Poll si usajili wa BRELA. Pia si usajili wa kawaida wa jina la biashara.

Hapa tunazungumzia mabadiliko ya jina la mtu binafsi, na si usajili wa business name au kampuni.

9. HATUA ZA USAJILI WA DEED POLL

Kwa ujumla, mchakato unaweza kufuatwa kwa hatua zifuatazo:

HATUA YA KWANZA: Kuandaa Deed Poll

Mwombaji anatakiwa kuandaa Deed Poll yenye taarifa sahihi kuhusu jina la zamani na jina jipya.

Kwa sababu hati hii ina athari za kisheria, ni busara iandaliwe au ipitiwe na Advocate/Wakili ili kuhakikisha formalities na wording zake ziko sahihi.

HATUA YA PILI: Kutekeleza Deed Poll

Mwombaji anasaini hati hiyo kwa kufuata masharti yanayohitajika kuhusu execution na witnessing.

HATUA YA TATU: Kuandaa nakala ya hati

Registration of Documents Act, section 19, inaeleza kwamba usajili unahusisha kuweka kwenye register duplicate au copy ya document inayowasilishwa.

Mtu anayewasilisha hati anatakiwa kutoa duplicate au copy inayotakiwa kwa ajili ya kufiling.

HATUA YA NNE: Kufungua akaunti kwenye mfumo wa e-ardhi. Ambapo mwimbaji anaweza kufungua mwenyewe au kusaidiwa kufungua na mtu mwingine kwa kutumia namba ya NIDA au Namba ya simu.

HATUA YA TANO: Kulipia ada

Ada ya usajili inapaswa kulipwa kwa mujibu wa ada iliyowekwa na sheria/rules zinazotumika wakati wa usajili.

Muhimu: Government Notice No. 286 ya mwaka 2015 iliweka ada ya usajili wa Deed Poll kuwa TSh 30,000/=.

Hata hivyo, kwa kuwa ada za Serikali zinaweza kubadilishwa, mwombaji anapaswa kuthibitisha ada inayotumika wakati wa kufanya maombi kutoka katika ofisi husika kabla ya malipo.

HATUA YA SITA: Uchunguzi wa hati na Registrar

Registrar anaweza kuchunguza kama:

– hati imeandaliwa ipasavyo;
– execution yake imethibitishwa;
– mtu anayewasilisha ana mamlaka ya kufanya hivyo;
– utambulisho wa mwombaji uko wazi;
– hati inakidhi formalities zinazotakiwa.

Chini ya section 16, Registrar anaweza kuchukua hatua za kujiridhisha kuhusu utambulisho wa mtu anayewasilisha document na haki yake ya kuiwasilisha.

HATUA YA SABA: Usajili na endorsement

Endapo Registrar ameridhika na hati, document husajiliwa.

Section 21 inaeleza kwamba memorial ya usajili huwekwa kwenye original document, ikionyesha muda na tarehe ya presentation pamoja na volume na folio ambako document imesajiliwa.

Hii ndiyo sehemu muhimu inayofanya Deed Poll iwe na kumbukumbu rasmi ya usajili.

10. JE, DEED POLL PEKE YAKE INABADILISHA NIDA, PASIPOTI NA VYETI VINGINE?

Hapana.

Hili ni jambo ambalo watu wengi hulikosea.

Usajili wa Deed Poll haupaswi kuchanganywa na kubadilisha taarifa katika kila database au document ya Serikali moja kwa moja.

Baada ya kupata Deed Poll iliyosajiliwa, mhusika anaweza kuhitaji kutumia hati hiyo kuomba mabadiliko ya jina katika taasisi husika, kwa mfano:

– NIDA;
– Passport;
– taasisi za elimu;
– benki;
– waajiri;
– vyombo vya bima;
– taasisi za fedha;
– nyaraka za mali;
– taasisi nyingine zinazohifadhi taarifa zake.

Kila taasisi inaweza kuwa na taratibu na mahitaji yake.

RITA yenyewe inaeleza kuwa mabadiliko ya jina yanaweza kufanyika kupitia registration of Deed Poll chini ya Cap. 117.

11. DEED POLL NA CHETI CHA KUZALIWA

Deed Poll haimaanishi kwamba cheti cha kuzaliwa kinabadilika moja kwa moja.

Kwa mujibu wa RITA, sheria inaruhusu mabadiliko ya jina katika mazingira fulani ndani ya miaka miwili baada ya usajili wa kuzaliwa; baada ya hapo, njia nyingine ya mabadiliko ya jina inaweza kuwa registration of Deed Poll under Cap. 117.

Kwa hiyo, mtu anapaswa kutofautisha kati ya:

Correction of name
na
Change of name through Deed Poll.

Haya si mambo yanayofanana kila wakati.

12. DEED POLL NA AFFIDAVIT: TOFAUTI NI NINI?

Watu wengi huchanganya nyaraka hizi mbili.

Affidavit

Ni tamko la kiapo ambalo mtu hutoa kuhusu jambo fulani.

Deed Poll

Ni hati rasmi inayotumika kutekeleza na kurekodi mabadiliko ya jina kwa namna inayotambuliwa kisheria.

Kwa hiyo, affidavit si mbadala wa Deed Poll katika kila mazingira.

Kama taasisi husika inahitaji Deed Poll iliyosajiliwa, affidavit peke yake inaweza isiwe na uwezo wa kutimiza hitaji hilo.

13. DEED POLL NA MABADILIKO YA JINA LA KAMPUNI

Deed Poll inayozungumziwa katika makala hii ni kwa ajili ya mtu binafsi.

Haipaswi kuchanganywa na:

– kubadilisha jina la kampuni;
– kubadilisha business name;
– kubadilisha jina la NGO;
– kubadilisha jina la taasisi.

Mabadiliko hayo yanaweza kusimamiwa na sheria na mamlaka tofauti.

Kwa mfano, kubadilisha jina la kampuni ni jambo linalohusisha mfumo wa usajili wa kampuni, wakati Deed Poll inahusu tamko la mtu kuhusu jina lake.

14. JE, REGISTRATION YA DEED POLL INAMAANISHA KWAMBA SERIKALI IMEKUBALI KILA JAMBO LILILOANDIKWA NDANI YAKE?

Si lazima.

Section 24 ya Registration of Documents Act inaweka kanuni muhimu kwamba registration haiondoi defect iliyopo katika document wala kuipa document validity ambayo isingekuwa nayo bila registration, isipokuwa pale ambapo sheria yenyewe imeeleza vinginevyo.

Kwa lugha rahisi:

«Kusajili hati hakumaanishi kwamba kila kipengele chake kimekuwa halali kwa sababu tu Registrar ameisajili.»

Hii ni kanuni muhimu sana katika kuelewa registration ya nyaraka.

15. REGISTRAR ANAWEZA KUKATAA KUSAJILI DEED POLL?

Ndiyo.

Registration of Documents Act inampa Registrar mamlaka katika mazingira fulani ya kukataa document.

Kwa mfano, section 11 inaeleza kwamba hata kwa document ambayo registration yake ni optional, Registrar anaweza kukataa kuisajili kwa sababu ambazo anatakiwa kuzitoa kwa maandishi.

Pia, sheria inaweka masharti kuhusu nyaraka zenye:

– lugha isiyokubalika bila translation;
– alterations zisizothibitishwa;
– taarifa zisizotosheleza;
– stamp duty pale inapohitajika;
– au kasoro nyingine za kisheria.

16. NINI KITATOKEA KAMA USAJILI UMEKATALIWA?

Section 30 inampa mhusika haki ya kuomba sababu za kukataliwa ziandikwe.

Zaidi ya hapo, section 31 inaweka utaratibu wa kukata rufaa kupitia High Court dhidi ya refusal ya Registrar, ndani ya siku 30 kutoka tarehe ya refusal.

Hii inaonyesha kwamba uamuzi wa Registrar si lazima uwe mwisho wa jambo pale ambapo mtu anaona kwamba document yake imekataliwa bila msingi wa kisheria.

17. DEED POLL INAFAIDA GANI?

Deed Poll iliyotekelezwa na kusajiliwa vizuri inaweza kusaidia:

1. Kuthibitisha mabadiliko ya jina

Inatoa documentary evidence ya mabadiliko ya jina.

2. Kuunganisha jina la zamani na jipya

Hii ni muhimu wakati taasisi zina nyaraka za zamani zilizo katika jina la awali.

3. Kusaidia kubadilisha taarifa kwenye taasisi

Inaweza kutumika kama supporting document katika maombi ya kubadilisha jina.

4. Kuepuka mkanganyiko wa utambulisho

Inasaidia kueleza kwa nini mtu ana nyaraka zenye majina mawili tofauti.

5. Kutengeneza official record

Usajili unaweka kumbukumbu rasmi ya document katika Registry.

18. MAMBO YA KUZINGATIA KABLA YA KUFANYA DEED POLL

Mtu anayetarajia kubadilisha jina anapaswa kuhakikisha:

Kwanza: Jina jipya limeandikwa kwa usahihi.

Pili: Majina yote ya zamani yameainishwa kwa usahihi.

Tatu: Taarifa za utambulisho hazina makosa.

Nne: Deed Poll imetekelezwa kwa formalities zinazotakiwa.

Tano: Nakala zinazohitajika zimeandaliwa.

Sita: Ada sahihi imelipwa.

Saba: Baada ya usajili, taasisi zinazohusika zinafahamishwa kuhusu jina jipya.

19. HITIMISHO

Deed Poll ni hati muhimu ya kisheria inayotumika Tanzania Bara katika mchakato wa kubadilisha jina la mtu. Msingi wake wa kisheria unatokana hasa na Registration of Documents Act, Cap. 117, ambayo inaweka mfumo wa usajili wa nyaraka na inatambua usajili wa nyaraka kama Deed Poll.

Wizara ya Ardhi, Nyumba na Maendeleo ya Makazi inaiweka Deed Poll ya mabadiliko ya jina katika kundi la nyaraka za hiari kusajiliwa chini ya Registration of Documents Act.

Kwa upande mwingine, RITA inathibitisha kwamba Deed Poll ni mojawapo ya njia zinazoweza kutumika kushughulikia mabadiliko ya jina, hasa pale ambapo suala hilo halishughulikiwi tena kupitia utaratibu wa kawaida wa kurekebisha jina katika usajili wa kuzaliwa.

Kwa hiyo, mtu anayebadilisha jina hapaswi kuishia kwenye kuandika affidavit au kutangaza tu jina jipya. Anapaswa kuelewa tofauti kati ya correction of name, change of name na registration of Deed Poll, pamoja na hatua zinazofuata baada ya usajili.

Msingi wa kisheria uliotumika

– Registration of Documents Act, Cap. 117, hasa sections 3, 11, 12, 14, 19, 21, 24, 30 na 31.
– Registration of Documents (Amendment) Rules, 2015, Government Notice No. 286, kuhusu ada ya usajili wa Deed Poll.
– Taarifa rasmi za Wizara ya Ardhi, Nyumba na Maendeleo ya Makazi kuhusu usajili wa Deed Poll.
– Taarifa rasmi za RITA kuhusu mabadiliko ya jina kupitia Deed Poll.

Angalizo la Kisheria: Makala hii inalenga kutoa elimu ya jumla kuhusu sheria na taratibu za Deed Poll Tanzania. Mahitaji ya kiutawala, ada na taratibu za utekelezaji zinaweza kubadilika; hivyo, kabla ya kufanya maombi, ni muhimu kuthibitisha mahitaji ya sasa katika ofisi husika ya usajili.